Appel de propositions

Sélection d’une agence marketing pour la création et la production d’un coup d’éclat de Tourisme Outaouais et la Ville de Gatineau vers le marché de Montréal et les environs.

Clôture : 10 novembre 2022

Tourisme Outaouais
Attention : Comité de sélection
103, rue Laurier
Gatineau (QC) J8X 3V8
Tél. : 819 778-2222
Sans frais : 1 800 265-7822
Courriel : mdboucher@tourisme-outaouais.ca

PRÉSENTATION

Tourisme Outaouais

Tourisme Outaouais (TO) est un organisme privé à but non lucratif. Il regroupe aujourd’hui près de 500 membres œuvrant dans l’industrie touristique qui partagent le même objectif, soit de promouvoir l’Outaouais comme destination touristique incontournable.

TO entretient un partenariat privilégié avec des entreprises œuvrant dans le domaine de l’hébergement et de la restauration, des événements, des attractions et des activités diverses.

Reconnu comme « chef de file » de l'industrie touristique en Outaouais et partenaire privilégié du gouvernement du Québec en matière de tourisme, TO participe au développement économique de la région en étant maître d'œuvre de la concertation régionale, de l'accueil, de l'information, de la promotion, la commercialisation et du développement touristique.

Tourisme Outaouais est responsable de la promotion de la destination en plus de s’occuper de la commercialisation de la région. En ce sens, Tourisme Outaouais collabore étroitement avec la Ville de Gatineau et est aussi responsable des événements d’affaires, culturels et sportifs en partenariat avec la Ville de Gatineau.

La Ville de Gatineau et la campagne Gatineau pour la vie

La Ville de Gatineau, 4ème ville en importance au Québec est reconnue pour sa qualité de vie, comptant 291 000 habitants, elle est située sur la rive nord de la rivière des Outaouais, et s'étend à l'est et à l'ouest de la rivière Gatineau.

En 2016, la Ville de Gatineau entamait une démarche de positionnement (branding) avec l’objectif de renforcer le sentiment d’appartenance et de fierté des Gatinois et Gatinoises.

Au terme de l’analyse de consultation réalisée par l’agence Léger, sept angles identitaires se sont dégagés. Ces sept angles ont fait consensus :

  • La qualité de vie;
  • Une ville idéale pour la famille;
  • Les espaces verts et la présence de l’eau;
  • La coexistence de la campagne et de la ville;
  • L’idée de mosaïque, de ville diversifiée et hétérogène;
  • Une ville en développement, avec de nombreuses opportunités;
  • Une ville d’accueil, une porte d’entrée vers la culture québécoise.

À la suite des consultations, le Service des communications a pu élaborer une image de marque qui a été testée avec différents groupes témoins. C’est ainsi que le positionnement Gatineau pour la vie a été retenu et que la campagne a été lancée en mars 2017.

Selon une récente analyse effectuée en 2021, il ressort que la campagne Gatineau pour la vie est encore souhaitable.

MISE EN CONTEXTE

Pour 2023, la Ville de Gatineau souhaite donner un nouveau souffle à leur campagne Gatineau pour la vie (GPLV) par le développement de nouveaux visuels, de nouveaux outils et en relançant une campagne provinciale. L’objectif de cette campagne vise davantage un volet de notoriété afin de positionner Gatineau comme une ville de choix pour y vivre, y travailler et y faire des affaires. Or, un volet touristique complémente cette campagne afin de positionner Gatineau comme une destination touristique de choix.

Tourisme Outaouais étant un allié naturel en terme touristique, il allait de soi de travailler conjointement à cette campagne.

Suivant la relance de la campagne sur le marché local à l’automne 2022, la Ville de Gatineau déploiera une campagne promotionnelle sur le marché de Montréal et ses couronnes au printemps 2023. Une nouvelle vidéo avec une approche visuelle et sonore actualisée sera lancée et diffusée à la télévision. GPLV sera également présent en affichage régulier et surdimensionné, en placements numériques et en médias sociaux.

Gatineau collaborera à l’élaboration du coup d’éclat qui devra s’arrimer à l’esprit de la campagne GPLV et les outils graphiques seront développés en partenariat avec TO et la firme choisie.

OBJECTIFS

Pour sa campagne vers le marché de Montréal et les environs, la Ville de Gatineau a établi un partenariat avec Tourisme Outaouais afin de créer un coup d’éclat ayant un effet de surprise qui attirera les regards vers Gatineau et l’Outaouais. Voici les objectifs visés de ce partenariat :
  • Mettre en lumière les forces, les avantages et les caractéristiques distinctives de la Ville pour dynamiser l’image de Gatineau à l’échelle provinciale;
  • Positionner Gatineau comme une destination touristique de choix;
  • Charmer la cible en démontrant les avantages de Gatineau et son attractivité territoriale;
  • Faire vivre la marque de Gatineau pour la vie au-delà des frontières de Gatineau;
  • Faire rayonner l’Outaouais au travers du positionnement de Gatineau.

Avec cette collaboration, l’Outaouais et Gatineau souhaitent gagner en visibilité, en notoriété et en compétitivité.

DESCRIPTION DU PROJET

Tourisme Outaouais est à la recherche d’une agence de communication marketing qui saura proposer une approche créative dans le déploiement d’un coup d’éclat. L’agence sélectionnée aura la capacité de créer et produire les différentes propositions dans le déploiement de l’idée retenue.

L'agence a pour mandat de créer un coup d’éclat vers le marché de Montréal et les environs, afin d’augmenter la notoriété et de promouvoir la destination, afin d’en convaincre la cible à venir visiter Gatineau en Outaouais.

  • Cibles principales :
    • Résidents de Montréal et les environs
    • 18 à 45 ans
    • Majoritairement les jeunes familles (commodité d’un centre urbain pour ses activités familiales) et les jeunes diplômés (amateur de plein air et attiré par une animation urbaine à échelle humaine.)
  • Langue : Français ou bilingue (si nécessaire)

Ce coup d’éclat est en collaboration avec la Ville de Gatineau et nécessitera l’intégration de la marque Gatineau pour la vie et de Tourisme Outaouais.

Les éléments suivants sont à prendre en considération :

  • La signature visuelle Gatineau pour la vie devra être intégrée
  • Les couleurs des bandes peuvent être adaptées au contexte
  • La signature visuelle de Tourisme Outaouais devra être intégrée
  • Une déclinaison de la signature pourrait être envisagée (ex. : Gatineau pour la vie en Outaouais)

ATTENTES

Création

L’agence devra proposer une approche créative qui exprimera notre positionnement de destination afin d’accroître la notoriété et attirer les visiteurs à Gatineau en Outaouais. L’agence devra faire vivre les deux marques conjointement dans sa proposition.

Réalisation

L’agence devra démontrer son expertise dans la réalisation d’une campagne de notoriété déployée sous forme de coup d’éclat/événement.

Production

L’agence devra produire le matériel pour les différents canaux. Le tout devra être développé en collaboration avec Tourisme Outaouais et la Ville de Gatineau afin de respecter l’essence de leur signature graphique respective. Tourisme Outaouais sera responsable de la coordination entre les partis.

Collaboration

L’agence devra travailler de concert avec Tourisme Outaouais et la Ville de Gatineau.

PARAMÈTRES

Livrable

  • Idéation du coup d’éclat
  • Création du coup d’éclat
  • Production du matériel
  • Déploiement

Budget

Le budget de production pour cet appel d’offres est de 50 000 $ pour l’idéation, la création, la production du matériel et le déploiement de ce coup d’éclat. Cette somme comprend :

  • Les honoraires de création pour le coup d’éclat vers le marché de Montréal et les environs, qui devra être réalisée au printemps 2023
  • La production des visuels et le déploiement du coup d’éclat

Les budgets médias et les honoraires médias sont matière à discussion selon les propositions reçues.

Pour les besoins de cet appel d’offres, Tourisme Outaouais évaluera les tarifs horaires proposés.

Période

Début du mandat : 1er décembre 2022 au 15 juin 2023

  • 1er décembre au 1er avril: Planification et élaboration du coup d’éclat
  • 1er avril 2022 au 31 mai 2023: Période pendant laquelle le déploiement du coup d’éclat devra avoir lieu.

CRITÈRES DE SÉLECTION

Le comité de sélection utilisera plus précisément les critères et facteurs d'appréciation suivants, sans s’y limiter, auxquels sera appliquée la pondération ci-dessous :

Compréhension du mandat 5
Philosophie d’agence 10
Expérience dans la réalisation et production de coups d’éclat, d’activations ou d’événements 35
Expertise en tourisme (Clients, nature des mandats) 10
Équipe proposée 15
Grille tarifaire par membre de l’équipe, incluant les partenaires d’affaires s’il y a lieu 25
Bonification – firme ou partenaires de l’Outaouais 10

L’esprit de synthèse et la démonstration de résultats et de pertinence pour Tourisme Outaouais et la Ville de Gatineau dans les exemples proposés seraient appréciés.

DATE LIMITE DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS

Les offres de service pour la réalisation de ce projet seront considérées si elles sont reçues avant le jeudi 10 novembre à 12h. Elles doivent être envoyées par courriel à Marie-Dominique Boucher au mdboucher@tourisme-outaouais.ca.

CONDITIONS GÉNÉRALES

Tourisme Outaouais se fera un plaisir de discuter de ce mandat et de répondre aux questions des agences intéressées. Les compléments d’information seront partagés avec l’ensemble des soumissionnaires.

Présentation de la soumission

Le soumissionnaire doit présenter une soumission conforme à toutes les exigences des documents d’appel d’offres.

Établissement au Québec

Seront favorisées les soumissions des fournisseurs ayant leur bureau principal au Québec, c’est-à-dire le principal établissement d’où les affaires sont dirigées et où le personnel de maîtrise et l’équipement se trouvent ordinairement.

Acceptation des soumissions

Si Tourisme Outaouais le juge nécessaire, une première sélection pourra être effectuée. Les finalistes seraient alors invités à présenter leur soumission à ses bureaux.

  • Tourisme Outaouais n’est pas tenu d’accepter la plus basse ni aucune autre des soumissions;
  • S’il est de l’intérêt de Tourisme Outaouais, ce dernier peut passer outre à tout vice de forme ou défaut mineur que peut contenir la soumission;
  • Tourisme Outaouais n’est pas tenu de motiver l’acceptation ou le rejet de toute soumission.

Période de validité des soumissions

Toute soumission est valide pour une période de soixante (60) jours à compter de la date limite de réception des soumissions.

Retrait ou modification des soumissions

Le soumissionnaire ne peut ni modifier ni retirer sa soumission :

  • Pendant les soixante (60) jours suivant la date limite de réception des soumissions;
  • À compter du jour où sa soumission est acceptée par Tourisme Outaouais.