Tourisme Outaouais

Appel de propositions
Sélection d’une agence marketing établie en Outaouais pour la création et la production des offensives marketing de Tourisme Outaouais 2021-2023

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Clôture : 17 décembre 2020

Attention : Comité de sélection
103, rue Laurier
Gatineau (QC) J8X 3V8
Tél. : 819 778-2222
Sans frais : 1 800 265-7822
Courriel : jkinnear@tourisme-outaouais.ca

TOURISME OUTAOUAIS

Tourisme Outaouais (TO) est un organisme privé à but non lucratif. Il regroupe aujourd’hui plus de 500 membres œuvrant dans l’industrie touristique qui partagent le même objectif, soit de promouvoir l’Outaouais comme destination touristique incontournable.

TO entretient un partenariat privilégié avec des entreprises œuvrant dans le domaine de l’hébergement et de la restauration, des évènements, des attractions et des activités diverses.

Reconnu comme « chef de file » de l'industrie touristique en Outaouais et partenaire privilégié du gouvernement du Québec en matière de tourisme, TO participe au développement économique de la région en étant maître d'œuvre de la concertation régionale, de l'accueil, de l'information, de la promotion, la commercialisation et du développement touristique.

Depuis 2012, l’Outaouais occupe le statut de porte d’entrée du Québec. L’Outaouais a donc la responsabilité d’attirer des clientèles provenant des marchés extérieurs, plus spécifiquement sur le marché ontarien, ainsi que d’agir comme tremplin pour propulser les visiteurs à l'intérieur de la région.

Tourisme Outaouais est responsable de la promotion de la destination en plus de s’occuper de la commercialisation de la région auprès des spécialistes du voyage sur les marchés extérieurs de concert avec l’Alliance de l’industrie touristique du Québec, Tourisme Ottawa et Destination Canada. Tourisme Outaouais est aussi responsable des événements d’affaires, culturels et sportifs en partenariat avec la Ville de Gatineau.

ORIENTATIONS MARKETING 2020-2021

  1. Ambition: Destination d’envergure internationale
    1. S’afficher comme porte d’entrée du Québec
    2. Se positionner comme voisin d’Ottawa et la cour de récréation de la capitale du Canada
    3. Développer l’offre de la région de la capitale du Canada avec nos partenaires
  2. Attractivité sur le territoire
    1. Développer un plan marketing territorial qui rehaussera le sentiment de fierté des résidents et faire connaître l’offre touristique en mettant de l’avant les acteurs de l’industrie
    2. Assurer une cohérence du message dans tous les points de contact afin de parler d’une voix unifiée
  3. Affirmer notre leadership dans l’industrie touristique
    1. Innovation dans le produit, les procédés et la commercialisation
    2. Intelligence des données
    3. Continuer à évoluer et innover en se préparant pour la prochaine stratégie 2021-2025.

Objectifs marketing :

  1. Augmenter la notoriété de la région de l’Outaouais
  2. Accroître l’achalandage des visiteurs en Outaouais (touristes et excursionnistes)
  3. Augmenter la durée du séjour dans la région
  4. Accroître les acquisitions et l’engagement avec la marque
  5. Accroître la conversion chez nos partenaires

Marchés principaux ciblés :

Ottawa/Est de l’Ontario, Montréal et les environs et l’Outaouais.

LA MARQUE OUTAOUAIS

Marque

  • Attributs clés : La variété de nos attraits exceptionnels et uniques au pays, la nature en ville, l’accueil généreux
  • Personnalité : Dynamique, généreuse, accueillante, le fun
  • Positionnement de la marque : L’Outaouais, la cour de récréation de la capitale du Canada
  • Signature de marque : Certifié #Outaouaisfun

Campagnes de communication-marketing

Tourisme Outaouais travaillait depuis 2017 avec la campagne La fois où.

En juin 2020, Tourisme Outaouais a lancé la campagne Passe en mode Outaouais. Cependant cette campagne n’a pas été déployée à son plein potentiel en raison de la pandémie. Ainsi, nous considérons que la continuité de cette campagne en 2021 serait optimale afin de maximiser sa portée.

Les investissements média des campagnes annuelles sont principalement numériques afin de bâtir des audiences et personnaliser les messages en fonction des expériences, des cibles et des marchés. Cependant, la campagne vers Ottawa comporte de nombreux placements traditionnels en raison de sa proximité et de son statut de Porte d’entrée.

Coup d’éclat

Tourisme Outaouais doit continuer à créer des campagnes d’impact et cherchera en 2021-2022, dans un contexte de relance et de reprise touristique, à créer l’effet de surprise, qui attirera les regards vers l’Outaouais.

DESCRIPTION DU PROJET

Tourisme Outaouais cherche une agence de communication marketing qui saura proposer une approche créative qui fera vivre la marque Outaouais. L’agence sélectionnée aura la capacité de planifier, créer et produire les différents formats proposés dans le déploiement des idées retenues.

La stratégie de Tourisme Outaouais est de placer le voyageur au cœur de toutes les actions, que ce soit en placement publicitaire, avec les médias ou les voyagistes. Tourisme Outaouais conçoit un plan marketing par expérience. Ces initiatives et campagnes qui ont pour objectif de générer des nuitées et peuvent s’appuyer sur :

  1. Les expériences : Culture (incluant les routes touristiques), Gourmand, Festif, Plein Air, Vélo, Ski de fond, Ski alpin, Motoneige et Pourvoirie.
  2. Les produits d’appels : Attraits reconnus en Outaouais pour lesquels les touristes se déplacent de régions plus éloignées telles que Montréal, Toronto, France etc.
  3. Trésors locaux : Plus petites entreprises (attraits, restos, événements) qui pourraient être considérées comme un trésor local et auraient le potentiel d’attirer les résidents d’Ottawa dans la région.

Parmi les membres de Tourisme Outaouais, plus d’une centaine participent financièrement aux campagnes annuelles. Chaque partenaire choisit un forfait ou des actions à la carte qui répond à ses objectifs d’affaires. Ainsi, le budget de Tourisme Outaouais est scindé en deux, soit la partie éditoriale et la partie partenaire.

  • Éditoriale : le contenu mis de l’avant est sélectionné par Tourisme Outaouais
  • Partenaires : les investissements sont liés à des actions où le partenaire de campagne est intégré

Voir Annexe A pour un contenu publicitaire et éditorial.
Voir Annexe B pour un exemple de plan partenaire.

ATTENTES

Création

L’agence devra proposer une approche créative qui exprimera parfaitement notre positionnement de marque de façon à accroître la notoriété, attirer les visiteurs et accroître le sentiment de fierté des Outaouais pour leur région. L’agence devra faire vivre le #outaouaisfun pour exprimer la personnalité de marque afin de se distinguer des autres régions touristiques canadiennes.

Réalisation

L’agence devra démontrer son expertise dans la réalisation d’une campagne et d’initiatives déployées dans plusieurs points de contacts, principalement sur le numérique.

Production

L’agence devra produire les différents visuels éditoriaux et vendus aux partenaires (Pré-roll, bannières, publicités Facebook et Instagram, publireportage, etc.).

Collaboration

L’agence devra travailler de concert avec l’agence média retenue par Tourisme Outaouais. Leur rôle étant d’effectuer la planification média, négocier les contrats avec les médias, programmer et optimiser les campagnes numériques et créer les rapports de performance.

PARAMÈTRES

Budget

Le budget approximatif* de production et honoraires pour cet appel d’offres est de 200 000 $ par année pour la création et la production des campagnes Agrément, Affaires, Pourvoiries, Porte d’entrée, Ambassadeur et autres initiatives ou opportunités ponctuelles**.

Les budgets médias et les honoraires médias sont en sus.

Pour les besoins de cet appel d’offre, Tourisme Outaouais évaluera les tarifs horaires proposés.

Période

Début du mandat : 1er février 2021 au 31 Mars 2023. Ce mandat est renouvelable une fois, pour une période de 2 ans.

  • Fév.: Brief
  • Fév.- Avril: Planification et création de la campagne
  • Janvier: Début de la campagne affaires
  • Fév.- Mars: Début de la campagne pourvoirie
  • Avril : Début du volet estival
  • Novembre : Début du volet hivernal

*Le budget des campagnes est susceptible d’être ajusté pour des raisons reliées à COVID-19 qui incluent mais ne sont pas limitées à; des changements dans les mesures gouvernementales, municipales ainsi que les fluctuations des contributions du milieu.
**Le nombre d’opportunités et initiatives ponctuelles pourrait affecter à la hausse budgets de productions et les honoraires.

CRITÈRES DE SÉLECTION

En raison de la situation actuelle, Tourisme Outaouais désire continuer à encourager les entreprises locales et limite cet appel d’offres aux entreprises établies en Outaouais.

Le comité de sélection utilisera plus précisément les critères et facteurs d'appréciation suivants, sans s’y limiter, auxquels sera appliquée la pondération ci-dessous :

Compréhension du mandat

5

Philosophie d’agence

10

Expertise en tourisme
Clients, nature des mandats

10

Expérience dans la réalisation et production de campagne intégrée
Description complète d’une campagne incluant la production de vidéos, de formats numérique

20

Expérience dans la création d’une idée/campagne/projet innovateur

15

Équipe proposée

15

Grille tarifaire par membre de l’équipe, incluant les partenaires d’affaires s’il y a lieu.

25

L’esprit de synthèse et la démonstration de résultats et de pertinence pour Tourisme Outaouais dans les exemples proposés seraient appréciés.

CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ

L’agence doit être membre de Tourisme Outaouais (ou le devenir si elle est sélectionnée).

Minimum 5 ans d’expérience en affaires.

DATE LIMITE DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS

Les offres de service pour la réalisation de ce projet seront considérées si elles sont reçues avant le jeudi 17 décembre à 17h. Elles doivent être envoyées par courriel à Julie Kinnear, Directrice principale, marketing et partenariats stratégiques : jkinnear@tourisme-outaouais.ca.

CONDITIONS GÉNÉRALES

Tourisme Outaouais se fera un plaisir de discuter de ce mandat et de répondre aux questions des agences intéressées. Les compléments d’information, s’il y a lieu, seront partagés avec l’ensemble des soumissionnaires.

Présentation de la soumission
Le soumissionnaire doit présenter une soumission conforme à toutes les exigences du document d’appel d’offres.

Établissement au Québec
Seront favorisées les soumissions des fournisseurs ayant leur bureau principal au Québec (plus précisément en Outaouais), c’est-à-dire le principal établissement d’où les affaires sont dirigées et où le personnel de maîtrise et l’équipement se trouvent ordinairement.

Acceptation des soumissions
Si Tourisme Outaouais le juge nécessaire, une première sélection pourra être effectuée. Les finalistes seraient alors invités à présenter leur soumission via vidéo-conférence.

  • Tourisme Outaouais n’est pas tenu d’accepter la plus basse ni aucune autre des soumissions;
  • S’il est de l’intérêt de Tourisme Outaouais, ce dernier peut passer outre à tout vice de forme ou défaut mineur que peut contenir la soumission;
  • Tourisme Outaouais n’est pas tenu de motiver l’acceptation ou le rejet de toute soumission.

Période de validité des soumissions
Toute soumission est valide pour une période de soixante (60) jours à compter de la date limite de réception des soumissions.

Retrait ou modification des soumissions
Le soumissionnaire ne peut ni modifier ni retirer sa soumission :

  • Pendant les soixante (60) jours suivant la date limite de réception des soumissions;
  • À compter du jour où sa soumission est acceptée par Tourisme Outaouais.

ANNEXE A : EXEMPLES DE PUBLICITÉS

ANNEXE B : EXEMPLE DE PLAN PARTENAIRE