Tourisme Outaouais

Appel de propositions

Sélection d’une agence média pour la planification média des offensives marketing de Tourisme Outaouais 2021-2023

Clôture : 20 août 2021

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Tourisme Outaouais
Attention : Comité de sélection
103, rue Laurier
Gatineau (QC) J8X 3V8
Tél. : 819 778-2222
Sans frais : 1 800 265-7822
Courriel : mdboucher@tourisme-outaouais.ca

TOURISME OUTAOUAIS

Tourisme Outaouais (TO) est un organisme privé à but non lucratif. Il regroupe aujourd’hui plus de 500 membres œuvrant dans l’industrie touristique qui partagent le même objectif, soit de promouvoir l’Outaouais comme destination touristique incontournable.

TO entretient un partenariat privilégié avec des entreprises œuvrant dans le domaine de l’hébergement et de la restauration, des évènements, des attractions et des activités diverses.

Reconnu comme « chef de file » de l'industrie touristique en Outaouais et partenaire privilégié du gouvernement du Québec en matière de tourisme, TO participe au développement économique de la région en étant maître d'œuvre de la concertation régionale, de l'accueil, de l'information, de la promotion, la commercialisation et du développement touristique.

Depuis 2012, l’Outaouais occupe le statut de porte d’entrée du Québec. L’Outaouais a donc la responsabilité d’attirer des clientèles provenant des marchés extérieurs, plus spécifiquement sur le marché ontarien, ainsi que d’agir comme tremplin pour propulser les visiteurs à l'intérieur de la région.

Tourisme Outaouais est responsable de la promotion de la destination en plus de s’occuper de la commercialisation de la région auprès des spécialistes du voyage sur les marchés extérieurs de concert avec l’Alliance de l’industrie touristique du Québec, Tourisme Ottawa et Destination Canada. Tourisme Outaouais est aussi responsable des événements d’affaires, culturels et sportifs en partenariat avec la Ville de Gatineau.

ORIENTATIONS MARKETING 2020-2021

  1. Ambition: Destination d’envergure internationale
    1. S’afficher comme porte d’entrée du Québec.
    2. Se positionner comme voisin d’Ottawa et la cour de récréation de la capitale du Canada.
    3. Développer l’offre de la région de la capitale du Canada avec nos partenaires.
  2. Attractivité sur le territoire
    1. Développer un plan marketing territorial qui rehaussera le sentiment de fierté des résidents et faire connaître l’offre touristique en mettant de l’avant les acteurs de l’industrie.
    2. Assurer une cohérence du message dans tous les points de contact afin de parler d’une voix unifiée.
  3. Affirmer notre leadership dans l’industrie touristique
    1. Innovation dans le produit, les procédés et la commercialisation.
    2. Intelligence des données.
    3. Continuer à évoluer et innover en se préparant pour la prochaine stratégie des cinq prochaines années.

Objectifs marketing :

  1. Augmenter la notoriété de la région de l’Outaouais
  2. Accroître l’achalandage des visiteurs en Outaouais (touristes et excursionnistes)
  3. Augmenter la durée du séjour dans la région
  4. Accroître les acquisitions et l’engagement avec la marque
  5. Accroître la conversion chez nos partenaires

Marchés principaux ciblés : Montréal et les environs, Ottawa/Est de l’Ontario et l’Outaouais.

LA MARQUE OUTAOUAIS

Marque

  • Attributs clés : La variété de nos attraits exceptionnels et uniques au pays, la nature en ville, l’accueil généreux
  • Personnalité : Dynamique, généreuse, accueillante, le fun
  • Positionnement de la marque : L’Outaouais, la cour de récréation de la capitale du Canada
  • Signature de marque : Certifié #Outaouaisfun

Campagnes de communication-marketing

En juin 2020, Tourisme Outaouais a lancé la campagne Passe en mode Outaouais. Comme cette campagne n’a pas été déployée à son plein potentiel en raison de la pandémie. Nous avons conservé cette campagne pour l’année 2021 afin de maximiser sa portée.

Les investissements média des campagnes annuelles sont principalement numériques afin de bâtir des audiences et personnaliser les messages en fonction des expériences, des cibles et des marchés. Cependant, nous tenons à obtenir une diversité dans les placements média avec de l’intégration de placements traditionnels.

Coup d’éclat

Tourisme Outaouais doit continuer à créer des campagnes d’impact et cherchera en 2021-2022, dans un contexte de relance et de reprise touristique, à créer l’effet de surprise, qui attirera les regards vers l’Outaouais.

DESCRIPTION DU MANDAT

Tourisme Outaouais cherche une agence média qui saura proposer une planification média en arrimage avec ses objectifs et ses besoins. L’agence sélectionnée aura la capacité d’effectuer la planification média, négocier les contrats avec les médias, programmer et optimiser les campagnes numériques et fournir les rapports de performance.

La stratégie de Tourisme Outaouais est de placer le voyageur au cœur de toutes les actions, que ce soit en placement publicitaire, avec les médias ou les voyagistes. Tourisme Outaouais conçoit un plan marketing par expérience.Ces initiatives et campagnes qui ont pour objectif de générer des nuitées et peuvent s’appuyer sur :

  1. Les expériences : Culture (incluant les routes touristiques), Gourmand, Festif, Plein Air, Vélo, Ski de fond, Ski alpin, Motoneige et Pourvoirie.

  2. Les produits d’appels : Attraits reconnus en Outaouais pour lesquels les touristes se déplacent de régions plus éloignées telles que Montréal, Toronto, France etc.

  3. Trésors locaux : Plus petites entreprises (attraits, restos, événements) qui pourraient être considérées comme un trésor local et auraient le potentiel d’attirer les résidents d’Ottawa dans la région.

Parmi les membres de Tourisme Outaouais, plus d’une cinquantaine participent financièrement aux campagnes annuelles. Chaque partenaire choisit un forfait ou des actions à la carte qui répond à ses objectifs d’affaires. Ainsi, le budget de Tourisme Outaouais est scindé en deux, soit la partie éditoriale et la partie partenaire.

  • Éditoriale : le contenu mis de l’avant est sélectionné par Tourisme Outaouais
  • Partenaires : les investissements sont liés à des actions où le partenaire de campagne est intégré

Voir Annexe A pour un contenu publicitaire et éditorial.
Voir Annexe B pour un exemple de plan partenaire.
Voir Annexe C pour un tableau plus exhaustif de nos expériences.
Voir Annexe D pour le calendrier de mise en marché.

ATTENTES

Réalisation

L’agence devra démontrer son expertise dans la réalisation d’une campagne marketing et d’initiatives déployées dans plusieurs points de contact, principalement sur le numérique.

Planification

L’agence devra proposer une planification média annuelle mettant de l’avant les campagnes principales (estivale et hivernale) de Tourisme Outaouais tout en prenant en considérant le calendrier de mise en marché des différentes expériences à promouvoir. La planification média devra comprendre une répartition entre un volet de placements numériques (réseaux sociaux, programmatique, partenariats de contenu …), de placements traditionnels (magazines spécialisés, journaux locaux, etc.) et une portion en référencement payant (SEM) *.

*À noter que la gestion du référencement payant (SEM) de Tourisme Outaouais comprend l’administration d’un compte Google payant régulier et d’un compte Google Grant.

Négociation des contrats avec les médias

L’agence est responsable d’effectuer la recherche d’opportunités chez les différents médias afin de fournir une diversité dans l’éventail de placements des campagnes marketing de Tourisme Outaouais. La négociation de prix et la gestion des contrats avec les médias sont prises en charge par l’agence.

Programmer les placements

L’agence devra mettre en ligne et optimiser les différents placements éditoriaux et vendus aux partenaires (Pré-roll, bannières, publicités Facebook et Instagram, publireportage, etc.). Elle est aussi responsable de faire la coordination des remises de matériel aux différents médias selon les contrats signés.

Optimisation et performance

L’agence est responsable de l’optimisation des audiences de Tourisme Outaouais dans la mise en ligne des placements et devra être en mesure de fournir les résultats en temps réels de ces différents placements numériques via un tableau de bord ou tous autres moyens pertinents. Un support dans la gestion des tags Google Analytics et dans l’analyse du parcours du visiteur à la suite de l’exposition au contenu publicitaire est requis.

Investissements média

L’agence est responsable de la livraison des investissements média selon les budgets entendus. Des rencontres bimensuelles sont à prévoir avec l’équipe marketing de Tourisme Outaouais pour échanger sur les différents éléments dans la livraison des placements média de la campagne.

Collaboration

L’agence devra travailler de concert avec l’agence créative de Tourisme Outaouais. Leur rôle est de proposer l’approche créative des campagnes et de produire les différents créatifs qui découlent de la planification média.

PARAMÈTRES

Budget

Le budget annuel approximatif* en investissement média se situe aux alentours de 600 000$ pour les campagnes Agrément, Affaires, Pourvoiries, Ambassadeur et autres initiatives ou opportunités ponctuelles**.  Les honoraires sont en sus de ce budget.

Pour les besoins de cet appel d’offres, Tourisme Outaouais évaluera les tarifs d’honoraires proposés et favorisera une approche basée sur un pourcentage de l’investissement des placements média.

Période

Début du mandat : 15 septembre 2021 au 31 mars 2023. Ce mandat est renouvelable une fois, pour une période de 2 ans.

  • Jan-Fév.: Brief
  • Fév.- Avril: Planification et création de la campagne
  • Janvier: Début de la campagne affaires
  • Fév.- Mars: Début de la campagne pourvoirie
  • Avril : Début du volet estival
  • Novembre : Début du volet hivernal

*Le budget des campagnes est susceptible d’être ajusté pour des raisons reliées à COVID-19 qui incluent, mais ne sont pas limitées à; des changements dans les mesures gouvernementales, municipales ainsi que les fluctuations des contributions du milieu.

**Le nombre d’opportunités et initiatives ponctuelles pourrait affecter à la hausse budgets de média et les honoraires.

CRITÈRES DE SÉLECTION

Le comité de sélection utilisera plus précisément les critères et facteurs d'appréciation suivants, sans s’y limiter, auxquels sera appliquée la pondération ci-dessous :

Critères

Points

Compréhension du mandat

5

Philosophie d’agence – présentation de l’agence

10

Expertise en tourisme

  • Clients, nature des mandats

10

Expérience de l’agence dans la réalisation de placements média pour des campagnes marketing

  • Description complète d’une campagne incluant un volet numérique et traditionnel

30

Expérience de l’agence dans la gestion de clients de type coop comprenant l’intégration de placements média pour les partenaires de campagne participants1

15

Équipe proposée

10

Grille tarifaire des honoraires, incluant les partenaires d’affaires s’il y a lieu.

20

Bonification – firme ou partenaires de l’Outaouais

10

L’esprit de synthèse et la démonstration de résultats et de pertinence pour Tourisme Outaouais dans les exemples proposés seraient appréciés.

CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ

L’agence doit être membre de Tourisme Outaouais (ou le devenir si elle est sélectionnée).

Minimum 5 ans d’expérience en affaires.

DATE LIMITE DE DÉPÔT DES SOUMISSIONS

Les offres de service pour la réalisation de ce projet seront considérées si elles sont reçues avant le vendredi 20 août à 17h. Elles doivent être envoyées par courriel à Marie-Dominique Boucher, Directrice marketing et partenariats stratégiques – par intérim: mdboucher@tourisme-outaouais.ca.

CONDITIONS GÉNÉRALES

Tourisme Outaouais se fera un plaisir de discuter de ce mandat et de répondre aux questions des agences intéressées. Les compléments d’information, s’il y a lieu, seront partagés avec l’ensemble des soumissionnaires.

Présentation de la soumission

Le soumissionnaire doit présenter une soumission conforme à toutes les exigences du document d’appel d’offres.

Établissement au Québec

Seront favorisées les soumissions des fournisseurs ayant leur bureau principal au Québec (plus précisément en Outaouais), c’est-à-dire le principal établissement d’où les affaires sont dirigées et où le personnel de maîtrise et l’équipement se trouvent ordinairement.

Acceptation des soumissions

Si Tourisme Outaouais le juge nécessaire, une première sélection pourra être effectuée. Les finalistes seraient alors invités à présenter leur soumission via vidéoconférence.

  • Tourisme Outaouais n’est pas tenu d’accepter la plus basse ni aucune autre des soumissions;
  • S’il est de l’intérêt de Tourisme Outaouais, ce dernier peut passer outre à tout vice de forme ou défaut mineur que peut contenir la soumission;
  • Tourisme Outaouais n’est pas tenu de motiver l’acceptation ou le rejet de toute soumission.

Période de validité des soumissions

Toute soumission est valide pour une période de soixante (60) jours à compter de la date limite de réception des soumissions.

Retrait ou modification des soumissions

Le soumissionnaire ne peut ni modifier ni retirer sa soumission :

  • Pendant les soixante (60) jours suivant la date limite de réception des soumissions;
  • À compter du jour où sa soumission est acceptée par Tourisme Outaouais.

ANNEXE A : EXEMPLES DE PUBLICITÉS

ANNEXE B : EXEMPLE DE PLAN PARTENAIRE

ANNEXE C : LES EXPÉRIENCES

ANNEXE D : CALENDRIER DE MISE EN MARCHÉ

*Pour l’expérience Festif, il est difficile de se prononcer sur la promotion vu le contexte actuel. Toutefois, la période de Noël est toujours mise de l’avant.